Office Manager:in (m/w/d) 20h/W

Jobart: Teilzeit
Ort: Graz
Eintrittsdatum: ab sofort
Gehalt: € 34.441,40 brutto/Jahr (Vollzeitbasis)
Kategorie: Administration / Sachbearbeitung / Assistenz

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Selbständiges und eigenverantwortliches Management der administrativen Aufgaben des Zentrums für lnter-Amerikanische Studien (Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Monitoring, Berichtserstellungen, Konzeption und Umsetzung von Prozessen/Tätigkeiten zur Professionalisierung der Arbeitsabläufe,…)
Selbständige Büroorganisation (Terminverwaltung des Zentrums, Schriftverkehr und Telefondienst, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Bibliotheksverwaltung,…)
Lehradministration, eigenverantwortliche administrative Betreuung und Beratung von Studierenden, Incomings sowie internen und externen Lehrenden, technische Unterstützung in der Lehre, Unterstützung bei Maßnahmen zur besseren Sichtbarkeit des Lehrangebots
Eigenverantwortliche, zuverlässige und eigenständige Erledigungen und Kommunikation der organisatorischen Belange in Bezug auf Personalangelegenheiten
Selbständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung sowie Abwicklung in SAP (Budgetplanung, Anbotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklungen, Reporting, Projektcontrolling, Abrechnungen, Förderrichtlinien etc.)
Eigenständige organisatorische Abwicklung und Abrechnung von bereichsübergreifenden, zum Teil drittmittelfinanzierten Projekten, Unterstützung bei der Einreichung und Abwicklung von Förderprüfungen sowie dem Erstellen von Projektberichten
Eigenständiges Organisieren und Koordinieren von Veranstaltungen des Zentrums (z.B. Kooperationstreffen), Abwicklung und Zusammenarbeit mit internen und externen Institutionen (z.B. Reisemanagement, Abrechnungen)
Administrative Unterstützung im wissenschaftlichen Bereich (Kommunikation, Korrekturlesen, Layout, Dokumentation,…)

Ihr Profil

Abgeschlossene berufsbildende mittlere Schule oder gleichzusetzende berufliche Ausbildung
Praktische Erfahrungen im administrativen Bereich
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office)
SAP-Kenntnisse (wünschenswert)
Kenntnisse von bzw. Erfahrung mit universitären Abläufen und UNIGRAZonline (wünschenswert)
Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
Eigeninitiative und selbständige Arbeitsweise
Sorgfalt und Verlässlichkeit
Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Studierenden

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 34.441,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Wir bieten

Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.	Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.	Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.	Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

Prof. Dr. Roberta Maierhofer M.A.
Webseite des Instituts

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Insbesondere im wissenschaftlichen Bereich freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.