Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d) 20h/Woche

Ihre Aufgaben

• Administration und Controlling von lokalen, nationalen und internationalen Drittmittelprojekten (Stundennachweise, administrative und finanzielle Teile der Berichtslegung, Rechnungslegung, Ablage und Verwaltung von Projektunterlagen digital und analog, u.Ä.)
• Administrative Unterstützung bei Projektanträgen (Budgeterstellung, Meldungen, u.Ä.)
• Unterstützung des Projektmanagements in Kooperation mit dem Controlling der Universität Graz (Fristen, finanzielles Controlling, Protokollführung, Kommunikation mit Controlling der Universität Graz u.Ä.)
• Selbstständige Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten (Terminkoordination, Schriftverkehr, Postabwicklung, Ablage, Bestellungen, Korrespondenz)
• Selbständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung sowie Abwicklung in SAP (Budgetplanung, Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklungen, Reporting, Projektcontrolling, Abrechnungen, …)
• Lehradministration, administrative Betreuung von Studierenden, technische Unterstützung in der Lehre
• Betreuung der Homepage (Typo 3)
• Veranstaltungsorganisation

Ihr Profil

• Höhere kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK-Matura) oder gleichwertige Erfahrung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Universitätsstruktur (wünschenswert)
• Sehr gute Kenntnisse der einschlägigen MS Office Programme
• Sehr gute Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements und Buchhaltung
• Erfahrung in der Koordination von Projekten und Projektanträgen
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) u. Social Media (wünschenswert)
• Teamfähigkeit
• Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit

Wir bieten

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

Univ.-Prof. Dr. phil. habil. Giovanni Rubeis

Webseite des Instituts

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