Office Allrounder (all genders) Vollzeit (40 Wochenstunden) oder Teilzeit (ab 20 Wochenstunden)

Technische Universität Wien

Jobbeschreibung

Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch- naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto „Technik für Menschen“ betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.

In der Abteilung Kommunikation ist eine Stelle als Office Allrounder (all genders), vorraussichtlich ab Juni 2025, Vollzeit (Teilzeit ab 20 Wochenstunden möglich, unbefristet), mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten für die gesamte Abteilung Kommunikation
  • Unterstützung des Kommunikationsteams im laufenden Universitätsbetrieb
  • Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen
  • Selbstständige Durchführung von Bestellungs- und Rechnungsabwicklungen sowie Reiseabrechnungen
  • Verwaltung und Instandhaltung der Büroinfrastruktur, Betreuung von Gästen
  • Pflege und Aktualisierung der Kontaktdatenbanken
  • Unterstützung bei der täglichen Pressearbeit (Medienbeobachtung, Versand von Presseaussendungen, Erstellung von Pressespiegeln und Medienresonanzanalysen) sowie bei der Organisation von Veranstaltungen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Matura (z.B. HAK, HLA, etc.)
  • Einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position bzw. im Office-Management, Erfahrung im universitären Umfeld bzw. Kommunikationsbereich von Vorteil
  • Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (speziell MS Office: Word, Excel)
  • Digitale Kompetenzen
  • Vorkenntnisse in SAP, Buchhaltung, digitalen Verwaltungs- und Managementtools von Vorteil
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Flexibilität, vernetztes Denken, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Begeisterungs- und Lernfähigkeit
  • Kommunikationskompetenz, Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft und Einfühlungsvermögen
  • Resilienz und Ressourcenorientierung
  • Professionalität sowie Empathie

Wir bieten:

  • Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kreativen und kollegialen Team
  • Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Home-Office Möglichkeit
  • Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
  • Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
  • Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)
Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.560,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 05.06.2026.

Infos für Bewerber

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Für die Bewerbung um diese Stelle, folge bitte diesem Link: jobs.tuwien.ac.at

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