Office Mitarbeiter/in WU Executive Academy

Wirtschaftsuniversität Wien

Jobbeschreibung

In der WU Executive Academy ist voraussichtlich ab 01.12.2018 befristet für die Dauer von drei Jahren eine Stelle für eine/n Office Mitarbeiter/in WU Executive Academy (Angestellte/r gemäß Kollektivvertrag für die Arbeitnehmer/innen der Universitäten, monatliches Mindestentgelt: 1.153,44 brutto, die Bereitschaft zur Überzahlung in Abhängigkeit zu Ihrem individuellen Profil ist vorhanden), Beschäftigungsausmaß: 25 Std./Woche, zu besetzen.

Die WU Executive Academy bildet Führungskräfte aus. Durch praxisorientierte Weiterbildungsprogramme leistet die WU Executive Academy einen signifikanten Beitrag zur langfristigen Entwicklung von Unternehmen und Wirtschaft. Die Programme der WU Executive Academy stärken die Wirtschafts- und Führungskompetenz von Manager/inne/n aus einer Vielzahl von Ländern und Industrien.

Aufgabengebiet:
Der/Die Office Mitarbeiter/in arbeitet gemeinsam im Team und entlastet die Geschäftsbereiche der WU Executive Academy. Sie unterstützen bei der professionellen Büroorganisation und den administrativen Aufgaben der programmübergreifenden Prozesse. Sie verstehen sich als Servicedienstleister/in sowie als Kommunikations- und Informationsschnittstelle zwischen den internen und externen Kund/inn/en und Lieferant/inn/en. Die Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten rundet das Aufgabenspektrum ab.

  • Abwicklung des Tagesgeschäfts im BackOffice
    • Unterstützung und Servicierung der internen Bereiche
    • Reiseorganisation und –buchung
    • Meeting-, Terminorganisation
    • Annahme, Weiterleitung und Beantworten von Telefonanrufen
    • Einkauf und Verwaltung von Büromaterial, technischem Equipment und Literatur
    • Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner/inne/n in deutscher und englischer Sprache
  • Unterstützung beim Studienmanagement und der Lehrveranstaltungsadministration (insb. die Anwendung von EDV Systemen wie eLearning Plattform Moodle, Studienverwaltung, Raumbuchungstool, Ticketsystem)
  • Pflege der CRM-Datenbank
  • Empfang und Bewirtung von Kund/inn/en, Besucher/inne/n und Gäst/inn/en, sowie internen Besprechungen
  • Abwicklung der Tätigkeiten eines Front Office
  • Koordinationsaufgaben bei internen und externen Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Eventorganisation
  • Unterstützung der anderen Funktionen innerhalb der WU Executive Academy

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Schulausbildung (z.B. Handelsschule)
  • Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute organisatorische Fähigkeiten
  • Erste Berufserfahrung in einem vergleichbaren Beruf von Vorteil
  • Bereitschaft ca. 1-2 Abendevents/Monat zu betreuen
  • Kund/inn/en- und Serviceorientierung, Flexibilität
  • Kommunikationsfähigkeit in einem professionellen Arbeitsumfeld
  • Erfahrungen im Umgang mit Lehrplattformen (z.B. Moodle) von Vorteil
  • Teamfähigkeit, Leistungsbereitschaft und Engagement
  • Gutes Organisationsgeschick

Kennzahl: 3765

Ende der Bewerbungsfrist: 14.11.2018

Infos für Bewerber

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Für die Bewerbung um diese Stelle, folge bitte diesem Link: bach.wu.ac.at

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